¿Cómo calcular el ROI real de una automatización?

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¿Por qué el ROI suele fallar en proyectos de automatización?

Muchas iniciativas de automatización fracasan no por la tecnología, sino por expectativas mal calculadas. Hablar de inteligencia artificial, bots o BPMS está bien, pero no basta. Si no se traduce en resultados reales—reducción de costos, mayor productividad o menos errores—pierde impacto frente a inversionistas y ejecutivos.

🔍 En este artículo aprenderás a:

  • Seleccionar los indicadores correctos

  • Aplicar fórmulas simples, directas y confiables

  • Evitar errores frecuentes que inflan cifras de forma irreal

Así podrás mostrar ROI creíble, sustentable y alineado con los objetivos del negocio.

1. ¿Qué indicadores debes medir (y por qué)?

El ROI no es sólo ahorro de costos:

  • Costo de inversión (CI): licencias, implementación, integración, soporte y entrenamiento.

  • Beneficios operativos (BO): reducción de horas manuales, menos errores, productividad.

  • Beneficios intangibles (BI): mejor experiencia del cliente, satisfacción del equipo, cumplimiento normativo.

Este enfoque integral está respaldado por metodologías recomendadas por la consultora BOC Group, que resaltan la importancia de incorporar beneficios cualitativos dentro del cálculo boc-group.com.

2. Fórmula básica del ROI cuantitativo

La fórmula base es:

ROI (%) = (BO – CI) ÷ CI × 100

Por ejemplo, si inviertes $20 000 y obtienes beneficios operativos de $60 000:

ROI = ($60 000 – $20 000) ÷ $20 000 × 100 = 200 %
 

— Esto implica un retorno del doble de tu inversión.

Este método es el estándar usado por plataformas como Flobotics y se aplica tanto en BPMS como en RPA. —

3. Agrega beneficios cualitativos para una visión real

Los beneficios no financieros también suman:

  • TRG (Total Resources Gained): tiempo liberado que puede invertirse en tareas estratégicas.

  • TBO (Total Benefits of Ownership): satisfacción del personal, reducción de errores, mejor experiencia de cliente 

Combinar lo cuantitativo y cualitativo te permite validar el ROI total, argumentando no sólo eficiencia, sino crecimiento sostenible.

4. ¿Cuándo esperar un retorno real? Cronograma típico

La mayoría de los proyectos de automatización empiezan a mostrar retorno entre 6 y 12 meses después del lanzamiento operativo.

  • Procesos simples retornan entre 6 y 9 meses.

  • Proyectos complejos pueden tardar hasta 24-36 meses en lograr ROI total.

Tener un horizonte claro ayuda a gestionar expectativas con stakeholders y asegurar continuidad.

5. Errores comunes que distorsionan el ROI

❌ Solo contar los beneficios financieros.
❌ Ignorar costos ocultos: cambios, mantenimiento, adaptación.
❌ No incluir beneficios cualitativos.
❌ Extrapolar ROI de un proceso simple a otro complejo sin considerar contexto ni variables específicas.

Un caso real: un cliente proyectó un ROI del 500 % basándose solo en horas de Excel liberadas, sin sumar el costo de licencias y soporte. Al final fue del 180 %, pero aun así fue un éxito para su caso específico.

Conclusión: El ROI transparente abre puertas

Un ROI defensible y sustentable no solo convence a directores financieros: garantiza claridad, legitimidad y continuidad a largo plazo.
✅ Combina lo cuantitativo y cualitativo.
✅ Ajusta expectativas con cronogramas realistas.
✅ Evita errores comunes que disminuyen credibilidad.

🚀 Con una evaluación sólida, la automatización deja de ser un costo para convertirse en una inversión estratégica.

 

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