¿Cómo priorizar qué procesos automatizar primero? Guía

Introducción: Automatizar todo no es una estrategia

Cuando una empresa decide empezar a automatizar sus procesos, es común escuchar la pregunta:
“¿Por dónde empezamos?”

Y es una pregunta válida. Porque automatizar “lo que más suena”, “lo que pide más el equipo” o “lo que es más fácil” puede parecer una buena idea al inicio… pero no siempre genera el mayor retorno.

La verdad es que no todos los procesos deben automatizarse al mismo tiempo, y elegir mal por dónde comenzar puede generar frustración, baja adopción o resultados poco visibles.

Este artículo es una guía para priorizar los procesos con más potencial, usando criterios claros, ejemplos prácticos y un enfoque estratégico.

¿Por qué es importante priorizar?

Automatizar procesos no es solo una inversión de tiempo y recursos. Es también una oportunidad de generar:

• Ahorros tangibles (tiempo, dinero, esfuerzo).

• Mejor experiencia para usuarios y clientes.

• Mayor control, trazabilidad y cumplimiento.

• Escalabilidad operativa real.

Pero si se eligen mal los primeros procesos, puede pasar lo contrario:
🔻 Bajo impacto.
🔻 Baja adopción.
🔻 Frustración interna.
🔻 Sensación de que “la automatización no sirve”.

Por eso, priorizar bien es tan importante como automatizar bien.

¿Qué criterios considerar para decidir qué procesos automatizar primero?

Aquí te comparto los cinco factores clave que deberías analizar antes de decidir:

1️⃣ Volumen y frecuencia

✔️ ¿Es un proceso que se repite muchas veces al día o a la semana?
✔️ ¿Lo ejecutan muchas personas al mismo tiempo?

Procesos de alto volumen y frecuencia suelen ser los mejores candidatos, porque su automatización multiplica el ahorro y el impacto.

📌 Ejemplo: emisión de certificados, validación de datos, generación de reportes.

2️⃣ Repetitividad y estructura

✔️ ¿Es un proceso rutinario, con pasos definidos y poco criterio humano?
✔️ ¿Tiene reglas claras y predecibles?

Los procesos con poca variabilidad, pasos repetitivos y decisiones basadas en reglas son ideales para RPA o flujos en BPMS.

📌 Ejemplo: ingreso de datos entre sistemas, aprobación de solicitudes simples, envío de notificaciones.

3️⃣ Riesgo y errores operativos

✔️ ¿Es un proceso donde los errores humanos tienen alto costo?
✔️ ¿Está vinculado a cumplimiento legal, auditorías o SLA?

Si un proceso tiene riesgo de multas, retrabajo o impacto al cliente por errores, automatizarlo puede reducir riesgos y garantizar trazabilidad.

📌 Ejemplo: conciliación contable, generación de contratos, gestión de reclamos.

4️⃣ Tiempo de ejecución y cuellos de botella

✔️ ¿Es un proceso que consume mucho tiempo de personas clave?
✔️ ¿Tiene pasos manuales que bloquean otros procesos?

Automatizar estos procesos libera capacidad, reduce tiempos de espera y mejora la fluidez operativa.

📌 Ejemplo: validación de datos, asignación de tareas, reportes operativos.

5️⃣ Alineación estratégica y visibilidad

✔️ ¿El proceso está vinculado a un objetivo estratégico o área prioritaria?
✔️ ¿Tiene visibilidad directa en los resultados del negocio?

No todos los procesos de back-office generan impacto visible. Por eso, conviene elegir algunos que “se vean” y muestren resultados rápidos, especialmente si estás iniciando el camino de la automatización.

📌 Ejemplo: onboarding de clientes, atención a proveedores, reportes para junta directiva.

Modelo de priorización simple (y útil)

Una herramienta rápida para tomar decisiones es el siguiente modelo:

📌 Consejo práctico: Elige procesos con más de 18 puntos como prioridad. Combina al menos uno de alto volumen con uno de alto riesgo para mostrar impacto y construir confianza.

Errores comunes al priorizar (y cómo evitarlos)

❌ Elegir por facilidad técnica y no por impacto.
❌ Automatizar lo que no está bien definido (y amplificar el desorden).
❌ Iniciar con procesos invisibles que nadie nota si mejoran.
❌ Saltarse el rediseño previo del flujo actual.
❌ No validar con los usuarios reales del proceso.

✅ En cambio, elige con visión estratégica, involucra al equipo, rediseña antes de automatizar y mide desde el inicio.

Conclusión: Priorizar bien es el primer paso hacia automatizar con éxito

Automatizar sin pensar es fácil. Pero automatizar con impacto requiere criterio, visión y método.

✅ No todos los procesos valen lo mismo.
✅ No todo lo urgente es importante.
✅ Empezar bien te abre las puertas para escalar.

📌 Reflexión final: Automatizar sin priorizar es como construir sin planos. En AF Global te ayudamos a elegir qué automatizar, cómo y cuándo, para que tu inversión se traduzca en resultados.

🚀 Contáctanos y prioricemos juntos el camino hacia una operación más eficiente, escalable y sostenible.