La automatización es una de las grandes promesas de la transformación digital. Sin embargo, muchas empresas cometen un error crítico: intentar automatizar procesos tal como existen actualmente, sin rediseñarlos previamente.
Esto genera un riesgo importante: automatizar un proceso ineficiente solo amplifica sus errores, cuellos de botella y sobrecostos. En cambio, cuando los procesos son rediseñados pensando en eficiencia, agilidad y digitalización, la automatización puede escalar con impacto real y sostenible.
Un estudio de Bain & Company reveló que el 68% de los fracasos en iniciativas de automatización están relacionados con procesos mal definidos o desactualizados.
Este artículo profundiza en por qué el rediseño de procesos es una etapa crítica en cualquier estrategia de automatización, y cómo hacerlo de manera efectiva.
Un proceso antiguo o manual muchas veces:
Tiene pasos redundantes que ya no agregan valor.
Fue diseñado para entornos físicos o de baja tecnología.
Depende de validaciones humanas innecesarias.
Presenta ineficiencias estructurales que limitan su escalabilidad.
📌 Ejemplo: Automatizar un proceso de aprobación de gastos que requiere imprimir formularios, recolectar firmas físicas y digitalizarlos al final... solo digitaliza el caos.
Rediseñar un proceso implica repensar su lógica, pasos, actores y reglas con una visión centrada en eficiencia, valor y transformación digital.
Eliminar pasos innecesarios.
Reasignar tareas entre personas, bots y sistemas.
Centralizar información dispersa.
Simplificar reglas de negocio.
Diseñar pensando en la experiencia del usuario final.
📌 Importante: Rediseñar no es solo “digitalizar” el proceso tal como está. Es transformarlo para que tenga sentido automatizarlo.
Las empresas que logran resultados sobresalientes en automatización suelen aplicar metodologías estructuradas de análisis y rediseño. Algunas de las más utilizadas:
| Metodología | Utilidad |
|---|---|
| Lean | Identificación y eliminación de desperdicios. |
| Six Sigma | Mejora continua basada en datos. |
| Design Thinking | Rediseño centrado en el usuario. |
| Value Stream Mapping | Mapeo de flujo de valor para procesos complejos. |
| Modelado con BPMN 2.0 | Representación estandarizada para rediseñar flujos. |
📌 En AF Global, combinamos estas metodologías con herramientas tecnológicas como BPMS y Process Mining, para modelar procesos “to-be” de alto impacto.
Una vez que el proceso ha sido rediseñado correctamente, es momento de aplicar automatización inteligente:
RPA para ejecutar tareas repetitivas.
IA para tomar decisiones basadas en datos.
BPMS para orquestar flujos complejos.
Integraciones API para eliminar silos entre sistemas.
📌 Ejemplo real: Una entidad educativa rediseñó su proceso de homologación de materias. Eliminó 7 pasos redundantes, digitalizó formularios y automatizó validaciones con RPA. Resultado: redujo el tiempo de resolución de 15 días a 48 horas.
| Beneficio | Impacto en la operación |
|---|---|
| Mayor eficiencia operativa | Procesos más cortos, simples y ágiles. |
| Mejor experiencia del usuario | Flujos optimizados centrados en necesidades reales. |
| Reducción de errores y reprocesos | Gracias a reglas claras y automatización estructurada. |
| Escalabilidad sostenida | Automatización diseñada para crecer sin colapsar. |
| Mayor retorno de inversión (ROI) | Automatizar un proceso eficiente es mucho más rentable. |
En AF Global, entendemos que automatizar sin rediseñar es como construir un edificio sobre una base inestable.
Por eso, acompañamos a nuestros clientes con un enfoque integral:
1️⃣ Diagnóstico de procesos actuales.
2️⃣ Identificación de oportunidades de rediseño y mejora.
3️⃣ Modelado de procesos ideales (to-be) con BPMN.
4️⃣ Validación técnica y funcional del nuevo flujo.
5️⃣ Automatización inteligente con BPMS, RPA e IA.
6️⃣ Monitoreo continuo y mejora iterativa.
La verdadera transformación digital no empieza con automatizar, sino con repensar los procesos desde su raíz. Solo entonces la automatización se convierte en un habilitador de escalabilidad, eficiencia y valor real.
✅ Rediseñar evita automatizar la ineficiencia.
✅ Permite procesos más simples, rápidos y orientados al usuario.
✅ Aumenta el retorno de la inversión en tecnología.
📌 Reflexión final: No hay automatización efectiva sin rediseño estratégico. Antes de invertir en bots o flujos automatizados, invierte en rediseñar cómo debería operar tu organización. AF Global puede ayudarte a hacerlo bien desde el principio.
🚀 Contáctanos y transforma tus procesos antes de automatizarlos. Así construirás eficiencia desde la base.