Hoy más que nunca, las empresas están buscando automatizar. Pero al momento de decidir cómo hacerlo, surgen las dudas:
¿Necesitamos bots o un sistema de gestión de procesos?
¿Cuál es mejor? ¿Qué es más fácil o más rápido?
¿Y si invertimos en lo incorrecto?
📌 Confundir RPA (Robotic Process Automation) con BPMS (Business Process Management System) puede llevarte a elegir mal, automatizar lo que no se debe… o desaprovechar el potencial real de tus procesos.
Este artículo te explicará, de forma clara y basada en experiencia real, qué es cada herramienta, para qué sirve, y cómo decidir qué necesita tu empresa, no solo el mercado.
RPA (Automatización Robótica de Procesos) usa bots de software que emulan tareas humanas repetitivas, como:
Copiar y pegar datos entre sistemas
Enviar correos automáticos
Rellenar formularios
Generar reportes desde varias fuentes
Validar información simple
Tareas altamente repetitivas y estructuradas
Actividades sin variaciones o decisiones humanas
Procesos ya definidos que no requieren rediseño
Procesos con lógica compleja o muchas excepciones
Flujos que cambian constantemente
Orquestación de múltiples áreas
BPMS (Sistema de Gestión de Procesos de Negocio) permite modelar, ejecutar y optimizar flujos completos de procesos, integrando personas, sistemas y reglas de negocio.
Es el “cerebro” de la automatización:
Define el flujo, sus actores, validaciones y tiempos.
Permite rediseñar el proceso desde cero.
Controla qué debe pasar, cuándo y con qué condiciones.
Procesos complejos, interdepartamentales
Flujos con validaciones, reglas de negocio y decisiones
Necesidad de trazabilidad y escalabilidad
Automatizar tareas puntuales de alto volumen sin rediseñar el proceso
| Criterio | RPA | BPMS |
|---|---|---|
| Tipo de tarea | Repetitiva, sin lógica compleja | Procesos con decisiones, reglas y actores |
| Interacción humana | Nula o mínima | Integración con usuarios, roles y aprobaciones |
| Rediseño de procesos | No requiere (automatiza lo que ya existe) | Permite rediseñar, optimizar y controlar |
| Escalabilidad | Limitada al volumen de tareas | Alta, con visibilidad total del proceso |
| Velocidad de implementación | Alta (días o semanas) | Media (semanas a meses, según complejidad) |
| Casos ideales | Migración de datos, generación de reportes | Onboarding, aprobación de créditos, trámites internos |
📌 En muchos casos, RPA y BPMS no son rivales, son complementarios.
Por ejemplo:
El BPMS orquesta el proceso completo: solicitud, validación, decisión.
El RPA ejecuta tareas específicas dentro del flujo: extraer datos, llenar sistemas, enviar correos automáticos.
🔍 La clave no está en cuál elegir, sino en cómo combinarlos inteligentemente.
🎯 El primer paso es entender:
¿Qué parte del proceso me está costando más?
¿Tengo tareas repetitivas o procesos mal definidos?
¿Qué tan transversal y crítico es el flujo que quiero automatizar?
👉 En AF Global, acompañamos a nuestros clientes para responder estas preguntas con un enfoque 100% funcional, no técnico. Analizamos procesos reales y recomendamos la solución que más valor genera.
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No se trata de quién tiene la tecnología más de moda.
Se trata de elegir lo que mejor se adapta a tus procesos, tus objetivos y tu contexto operativo.
📌 RPA y BPMS son aliados, no enemigos. Y juntos pueden ayudarte a lograr eficiencia real, trazabilidad completa y control total de tu operación.