¿Cómo reducimos drásticamente los procesos documentales de la UdeM?

"La implementación de Bpms.ai transformó nuestra gestión documental y de correspondencia, optimizando tiempos y asegurando un flujo de trabajo más eficiente y controlado." Udem

Desafío

La Universidad de Medellín necesitaba transformar digitalmente sus procesos administrativos y académicos. Requería una reestructuración completa y la implementación de tecnologías avanzadas como BPM, RPA, y SOA para mejorar la eficiencia y competitividad. Sin esta transformación, la universidad enfrentaba la amenaza de ofrecer una propuesta de valor inferior y quedar en desventaja en el mercado educativo, con procesos ineficientes y costosos que no cumplían con las expectativas actuales de los estudiantes y otros usuarios.

Solución

Se realizó un diagnóstico exhaustivo de los procesos de correspondencia y control de documentos de la Universidad. Con base en esto, se presentó una propuesta integral de transformación digital, la cual fue aceptada por la institución gracias a su claro valor agregado. La solución incluyó la implementación de flujos de trabajo automatizados utilizando Bpms.ai y la integración de servicios web (SOA) para la comunicación eficiente entre diferentes aplicaciones. Esto permitió una reestructuración total que optimizó la gestión documental y mejoró la eficiencia operativa.

Resultados y Métricas clave

• Reducción del tiempo de implementación de cambios: La migración del proceso de correspondencia de BPMS Process Maker a Bpms.ai permitió una mayor flexibilidad y rapidez en la implementación de mejoras, reduciendo el tiempo necesario de 3 meses a 1 semana.

• Mejora en la gestión documental: La automatización del proceso de control de documentos facilitó la gestión integral del ciclo de vida documental, desde el control de versiones hasta la notificación y publicación automáticas, optimizando la eficiencia operativa y asegurando la integridad de la información.

"La implementación de Bpms.ai transformó nuestra gestión documental y de correspondencia, optimizando tiempos y asegurando un flujo de trabajo más eficiente y controlado." 

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